Commissie BMZ

Een begrotingswijziging is het instrument van het algemeen bestuur om gedurende een jaar bijstellingen op de vastgestelde jaarbegroting door te kunnen voeren. Hiermee wordt de norm- en taakstellende functie van de begroting geborgd. Het college stelt tweemaal per jaar een bestuursrapportage (Burap) vast over de voortgang en afwijkingen van de in de begroting opgenomen uitgangspunten. De in de Burap vermelde afwijkingen en ontwikkelingen worden vervolgens vertaald in een door het algemeen bestuur vast te stellen begrotingswijziging. Deze begrotingswijziging voldoet aan de hiervoor geldende criteria (rechtmatigheid, uitwerking besluiten van het algemeen bestuur en transparantie). Deze criteria zijn opgesteld in overleg met de commissie BMZ

Het algemeen bestuur wordt voorgesteld: 
De 2e begrotingswijziging 2024 vast te stellen, waarbij 1a. Het verschil tussen de netto kosten en belastingopbrengsten een negatief resultaat van € 356.000 oplevert, welk resultaat is opgebouwd uit de volgende elementen:
 i. Een verlaging van de personeelskosten met € 300.000
ii. Een verlaging van de overige kosten met € 580.000 
iii. Een verhoging van de bijdrage hoogwaterbeschermingsprogramma met € 600.000
iv. Een verhoging van de overige opbrengsten met € 420.000
v. Een verlaging van de onttrekking aan de bestemmingsreserves met € 956.000
vi. Een verlaging van de belastingopbrengsten met € 100.000; 1b. Er per saldo een hogere onttrekking aan de egalisatiereserves plaatsvindt van € 356.000, waarvan € 366.000 minder uit de tariefegalisatiereserve Watersysteemheffing en € 722.000 meer uit de tariefegalisatiereserve Zuiveringsheffing.

De werkgroep Samenwerken & Vernieuwen heeft de huidige commissie-indeling en -naamgeving geëvalueerd en op basis hiervan een nieuwe indeling en naamgeving opgesteld. Hierin zijn alle meningen van de AB-leden zorgvuldig meegewogen, naast de ambtelijke haalbaar- en werkbaarheid. Ook heeft de werkgroep het Reglement van Orde van het algemeen bestuur en de vaste commissies van advies herzien. Zij hebben hierbij gekeken naar de vraag welke onderdelen van het Reglement van Orde modernisering behoeven en naar welke onderdelen verduidelijking behoeven. Dit is gebeurd op basis van bespreking in de AB werkgroep, input vanuit de voorzitter van algemeen bestuur en vanuit de ambtelijke organisatie. Alle input is door de initiatiefnemers meegewogen en op basis hiervan is het voorliggende voorstel geformuleerd. Uiteraard gaan de initiatiefnemers graag met de commissie en het algemeen bestuur in gesprek over het voorstel en staan zij open voor voorstellen vanuit het algemeen bestuur.

Het algemeen bestuur wordt voorgesteld te besluiten tot:
1. Het aanpassen van de bestaande commissie indeling en -naamgeving van twee naar drie commissies. De nieuwe namen van de commissies zijn:

• commissies Financiën en Algemene Zaken
• commissie Schoon Water
• commissie Waterveiligheid en Waterkwantiteit
  2. Het reglement van orde van de vergadering van het algemeen bestuur van Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden te wijzigen overeenkomstig het bij dit voorstel behorende wijzigingsbesluit (DM2009449).
  3. Het reglement voor de vaste commissies van advies van Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden te wijzigen overeenkomstig het bij dit voorstel behorende wijzigingsbesluit (DM2009501).

Het algemeen bestuur heeft de wens uitgesproken meer betrokken te willen zijn bij externe relaties en verbonden partijen, in eerste instantie door het aanstellen van een rapporteur. Echter bleek de behoefte aan informatie zeer divers te zijn en niet voldoende breed gedragen. Daarom is besloten geen rapporteur aan te stellen, maar andere manieren te onderzoeken waarop de informatievoorziening kan worden verbeterd. Het algemeen bestuur heeft eerder ingestemd met de motie 006-2024 motie vreemd aan de orde van de dag; Betrokkenheid AB-leden bij UvW, en ter invulling hiervan en de bredere behoefte van het algemeen bestuur stelt de werkgroep voor om te starten met de kaders voor de betrokkenheid van het algemeen bestuur bij de Unie van Waterschappen. Dit zal na één jaar geëvalueerd worden om onder meer de behoefte voor betrokkenheid bij andere verbonden partijen en externe relaties te inventariseren.

Het algemeen bestuur wordt voorgesteld te besluiten tot:

• Het college de opdracht te geven het algemeen bestuur per januari 2025 meer te betrekken bij bepaalde besluitvorming in de Unie van Waterschappen, zodat bij:
  • Richtinggevend voor aanscherping beleid; het algemeen bestuur geïnformeerd wordt over een stuk in wording of over een vastgesteld stuk;
  • Richtinggevend voor nieuw beleid of een koersverandering; het algemeen bestuur geraadpleegd wordt over een in te brengen standpunt;
• Het college mandaat te geven om te bepalen over welke onderwerpen hij wanneer het algemeen bestuur informeert en betrekt. Het college bepaalt in welke categorie het betreffende onderwerp valt (zie tabel 1 in bijgevoegde memo ‘rol van het AB van HDSR bij besluitvorming in de Unie van Waterschappen’ (DM 1991573)), en welke bestaande instrumenten hij inzet voor het betrekken van het algemeen bestuur en benoemt deze keuze expliciet;
• De fractievoorzitters te verzoeken de evaluatie van het proces in het algemeen bestuur voor te bereiden in Q4-2025.

Naar aanleiding van de opdracht van het algemeen bestuur om een vertrouwenspersoon in te stellen is de werkgroep Samenwerken & Vernieuwen tot de conclusie gekomen dat er, naast de interne vertrouwenspersonen in de vorm van de dijkgraaf en secretaris-directeur, ook behoefte is aan een externe vertrouwenspersoon. Op basis van bespreking in de AB-werkgroep en input van Provincie Utrecht heeft de werkgroep een notitie en profielschets opgesteld voor de werving van een externe vertrouwenspersoon.

Het algemeen bestuur wordt voorgesteld te besluiten tot:

• Het college de opdracht te geven een externe vertrouwenspersoon aan te stellen volgens het proces dat staat uitgewerkt in de notitie vertrouwenspersoon, met de eisen genoemd in de profielschets.
• Daarvoor 15.000 euro per jaar vrij te maken (met een maximum van 50.000 euro per bestuursperiode) en dat te dekken uit de kostenplaats van het bestuur. In het budget van het bestuur voor 2025 is geen rekening gehouden met dit bedrag. Voor 2025 kan de dekking gevonden worden in het budget voor onvoorziene uitgaven dat is opgenomen in de begroting bij de afdeling Directie. Voor de begroting 2026 kan structurele dekking in het budget van het bestuur worden opgenomen.

De werkgroep Samenwerken & Vernieuwen is in het leven geroepen om kansen te inventariseren waarop de samenwerking tussen AB, DB en organisatie versterkt kan worden, en heeft de opdrachten aan het algemeen bestuur die hieruit voortkwamen uitgevoerd. Met de agendering van de initiatiefvoorstellen is de opdracht aan de werkgroep afgerond, wat betekent dat deze kan worden opgeheven. Mochten er in de toekomst nieuwe of vervolgopdrachten geformuleerd worden door het algemeen bestuur, zal er opnieuw een AB-werkgroep gevormd moeten worden.

Het algemeen bestuur wordt voorgesteld:
1. in te stemmen met de conclusie dat de AB-werkgroep ‘Samenwerken & Vernieuwen’ haar opdracht heeft afgerond;
2. de AB-werkgroep ‘Samenwerken & Vernieuwen’ op te heffen, onder dankzegging aan de werkgroep-leden voor het door hen verrichte werk.

Naar aanleiding van de eerdere scan van onze de regelgeving op actualiteit, is geconstateerd dat een aantal verordeningen niet meer verbindend waren. Deze moeten uitdrukkelijk worden ingetrokken.

Het algemeen bestuur wordt voorgesteld de volgende verordeningen in te trekken:
- Retributieverordening Groot Waterschap Van Woerden 1983,
- Aansluitverordening Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden 2000 en
- Omslagklassenverordening Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden

Vanaf het verslagjaar 2025 is het college zelf verantwoordelijk voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording. Deze verantwoording zal plaatsvinden via een voorgeschreven modeltekst en wordt opgenomen in de jaarrekening. Tot en met 2024 was dit de taak van de accountant. De accountant toetst nog wel op de getrouwheid.
Bij de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is er ook ruimte gegeven aan het algemeen bestuur om zelf kaders vast te stellen waar het college rekening mee moet houden. Het betreft hier de verantwoordingsgrens, rapportagegrens en wanneer begrotingsafwijkingen tijdig en acceptabel zijn. Het algemeen bestuur wordt nu gevraagd om hier al een besluit over te nemen, omdat er dan al rekening mee gehouden kan worden in 2025. Uiteindelijk worden deze kaders opgenomen in de financiële verordeningen.

Het algemeen bestuur wordt voorgesteld:
1. de verantwoordingsgrens, voor de rechtmatigheidsverantwoording vanaf verslagjaar 2025, vast te stellen op 2% van de totale lasten;
2. vast te stellen dat onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten tijdig zijn gemeld wanneer ze opgenomen zijn in een eerstvolgend Planning & Control-document;
3. de rapportagegrens, voor individuele fouten of onduidelijkheden, vast te stellen op € 100.000, ongeacht of de verantwoordingsgrens wordt overschreden;
4. vast te stellen dat een begrotingsoverschrijding op lasten acceptabel is wanneer deze voldoet aan minimaal één van de volgende criteria:
  - er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren;
  - de overschrijding is al eerder dan de jaarrekening gemeld aan het algemeen bestuur
5. de goedkeuringstolerantie voor getrouwheid, te hanteren door de accountant vanaf verslagjaar 2025, vast te stellen op 1% van de totale lasten.

Hierbij ontvangt u het controleprotocol 2024. Het huidige controleprotocol was vastgesteld voor  2023 en moet dus worden geactualiseerd. Het controleprotocol 2024 is inhoudelijk niet gewijzigd ten opzichte van het controleprotocol 2023, alleen het jaartal is aangepast.

Het algemeen bestuur wordt voorgesteld:

1. Het controleprotocol 2024 vast te stellen, conform het bij dit voorstel behorende ontwerp (DM 2010624), met in achtneming van de volgende percentages (in % van de lasten) voor de goedkeuringstolerantie bij de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven accountantsverklaring:
a. een goedkeurende verklaring als de fouten in de jaarrekening minder of gelijk zijn aan 1%.
b. een goedkeurende verklaring als de onzekerheden in de controle minder of gelijk zijn aan 3%.
2. Het interne normenkader HDSR 2024 vast te stellen, in bijlage 2 (DM 2010447).
3. Het externe normenkader HDSR 2024 vast te stellen, in bijlage 3 (DM 2010292).

Voor u ligt de geactualiseerde langetermijnplanning van het AB voor 2025 tm het eerste kwartaal van 2027 (bijlage A). De eerste versie van de langetermijnplanning is in de AB vergadering van 20 december 2023 unaniem vastgesteld.

De langetermijnplanning is ontwikkeld naar aanleiding van het aangenomen initiatiefvoorstel vanuit de AB-werkgroep Samenwerken en vernieuwen. De planning loopt tot en met 2027 (gedurende de bestuursperiode) en is onderverdeeld in strategische thema’s die aansluiten op het waterbeheerprogramma, het coalitieprogramma en de begroting. 

Nieuw is dat bij deze versie van de langetermijnplanning een nota van toelichtingen zit om de kolommen in de langetermijnplanning te duiden (bijlage B).

Ook is het proces van de planning van de thema-avonden aangepast zodat het beter aansluit bij de langetermijnplanning. Na vaststelling van de langetermijnplanning wordt alle input meegenomen in het maken van een kalender voor de AB-thema-avonden. (bijlage C)

Het algemeen bestuur wordt voorgesteld:
1. De geactualiseerde langetermijnplanning, versie december 2024, vast te stellen.

Volgt binnenkort