Algemeen Bestuur

Gedurende de bespreking van dit agendpunt wordt het voorzitterschap overgenomen door de Loco-dijkgraaf

Een begrotingswijziging is het instrument van het algemeen bestuur om gedurende een jaar bijstellingen op de vastgestelde jaarbegroting door te kunnen voeren. Hiermee wordt de norm- en taakstellende functie van de begroting geborgd. Het college stelt tweemaal per jaar een bestuursrapportage (Burap) vast over de voortgang en afwijkingen van de in de begroting opgenomen uitgangspunten. De in de Burap vermelde afwijkingen en ontwikkelingen worden vervolgens vertaald in een door het algemeen bestuur vast te stellen begrotingswijziging. Deze begrotingswijziging voldoet aan de hiervoor geldende criteria (rechtmatigheid, uitwerking besluiten van het algemeen bestuur en transparantie). Deze criteria zijn opgesteld in overleg met de commissie BMZ

• Dossier 2545 voorblad.pdf 22 KB
• Besluitnota 2e begrotingswijziging 2024 276 KB
• Bestuursrapportage 2 Burap-2 2024 (incl. bijlage 1,2,3) 309 KB
• Bijlage 4 bij Burap-2 2024 - Totaaloverzicht investeringsprojecten op A3 formaat 98 KB
• Bijlage 5 bij Burap-2 2024 - Projectbladen investeringen 2024 697 KB

Voor u ligt de geactualiseerde langetermijnplanning van het AB voor 2025 tm het eerste kwartaal van 2027 (bijlage A). De eerste versie van de langetermijnplanning is in de AB vergadering van 20 december 2023 unaniem vastgesteld.

De langetermijnplanning is ontwikkeld naar aanleiding van het aangenomen initiatiefvoorstel vanuit de AB-werkgroep Samenwerken en vernieuwen. De planning loopt tot en met 2027 (gedurende de bestuursperiode) en is onderverdeeld in strategische thema’s die aansluiten op het waterbeheerprogramma, het coalitieprogramma en de begroting. 

Nieuw is dat bij deze versie van de langetermijnplanning een nota van toelichtingen zit om de kolommen in de langetermijnplanning te duiden (bijlage B).

Ook is het proces van de planning van de thema-avonden aangepast zodat het beter aansluit bij de langetermijnplanning. Na vaststelling van de langetermijnplanning wordt alle input meegenomen in het maken van een kalender voor de AB-thema-avonden. (bijlage C).

Op 3 december heeft het college besloten om ruimte te maken voor de toegezegde thema-avond uit commissievergadering van 26 november. De thema-avond over de doorkijk opgaven en financiën de komende jaren komt in Q1, zodat deze tijdig is voor het proces van de voorjaarsnota. De thema-avond over duurzaamheid schuift hiervoor door naar begin Q2. Dit is op 3 december aangepast in de langetermijnplanning.

• Dossier 2525 voorblad.pdf 22 KB
• Actualisatie langetermijnplanning december 2024 - 2009095 106 KB
• A - langetermijnplanning december 2024 1 MB
• B - Nota van toelichtingen bestuurlijke langetermijnplanning (versie vaststelling AB december 2024) 81 KB
• C - Proces bestuurlijke_langetermijnplanning 215 KB

In de bijgevoegde memo ‘rol van het AB van HDSR bij besluitvorming in de Unie van Waterschappen’ (DM 1991573) wordt beschreven hoe besluitvorming in de Unie van Waterschappen werkt en onderscheid gemaakt tussen richtinggevende en kaderstellende documenten. Om meer duidelijkheid in de behoefte van het algemeen bestuur te geven wordt in de voorgenoemde memo in tabel 1 ‘Rol algemeen bestuur bij besluitvorming in de Unie van Waterschappen’ beschreven voor welke criteria het algemeen bestuur behoefte heeft aan een bepaalde mate van betrokkenheid. De portefeuillehouder bepaalt in welke categorie een onderwerp van de Unie valt (geen rol AB, geïnformeerd of geconsulteerd). Daarnaast zijn er diverse instrumenten om het algemeen bestuur te informeren of te betrekken. Het is aan de portefeuillehouder om te bepalen met welk instrument het algemeen bestuur geïnformeerd of betrokken wordt. Indien er meer behoefte is aan informatie of ander niveau van betrokkenheid kan het algemeen bestuur de portefeuillehouder altijd vragen om meer informatie of consultatie als het ingezette instrument onvoldoende tegemoet komt aan de behoefte van het algemeen bestuur.

• Dossier 2500 voorblad.pdf 23 KB
• Initiatiefvoorstel kaders betrokkenheid AB bij UvW - 2008133 127 KB
• Memo rol van het AB van HDSR bij besluitvorming in de Unie van Waterschappen 113 KB

Mocht een initiatiefvoorstel of ontwerpbesluit om toekomstige werkzaamheden vragen (bijvoorbeeld een evaluatie), dan wordt in de documenten opgenomen wie deze uit zullen voeren. Mochten er in de toekomst nieuwe of vervolgopdrachten geformuleerd worden door het AB, zal er opnieuw een AB-werkgroep gevormd moeten worden. De AB-werkgroep Samenwerken & Vernieuwen rondt met het voorgestelde besluit haar werkzaamheden af, wat betekent dat er geen beroepen meer op gedaan kunnen worden.

• Dossier 2556 voorblad.pdf 20 KB
• Besluitnota opheffing AB-werkgroep Samenwerken & Vernieuwen - 2010884-v1 132 KB

Vanaf het verslagjaar 2025 is het college zelf verantwoordelijk voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording. Deze verantwoording zal plaatsvinden via een voorgeschreven modeltekst en wordt opgenomen in de jaarrekening. Tot en met 2024 was dit de taak van de accountant. De accountant toetst nog wel op de getrouwheid.
Bij de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is er ook ruimte gegeven aan het algemeen bestuur om zelf kaders vast te stellen waar het college rekening mee moet houden. Het betreft hier de verantwoordingsgrens, rapportagegrens en wanneer begrotingsafwijkingen tijdig en acceptabel zijn. Het algemeen bestuur wordt nu gevraagd om hier al een besluit over te nemen, omdat er dan al rekening mee gehouden kan worden in 2025. Uiteindelijk worden deze kaders opgenomen in de financiële verordeningen.

• Dossier 2522 voorblad.pdf 23 KB
• Kaders_rechtmatigheidsverantwoording - 2008454-v2 204 KB
• Bijlage_1__Aanvullende_toelichting_begrippen - 2010214-v2- 158 KB
• Bijlage_2__Cijfers_in_context_ - 2010215-v1- 95 KB
• Bijlage_3__Modelverantwoording_in_de_jaarrekening_(Verplicht) - 2010216-v1 81 KB

Hierbij ontvangt u het controleprotocol 2024. Het huidige controleprotocol was vastgesteld voor  2023 en moet dus worden geactualiseerd. Het controleprotocol 2024 is inhoudelijk niet gewijzigd ten opzichte van het controleprotocol 2023, alleen het jaartal is aangepast.

• Dossier 2547 voorblad.pdf 21 KB
• Besluitnota controleprotocol 2024 - 2010629-v2 117 KB
• Jaarwerk 2024 VIC Controleprotocol voor de jaarrekening 2024 - 2010624-v1 178 KB
• Normenkader HDSR 2024 Interne regelingen - 2010447-v3 107 KB
• Normenkader HDSR 2024 externe regelingen - 2010292-v2 388 KB

Naar aanleiding van de eerdere scan van onze de regelgeving op actualiteit, is geconstateerd dat een aantal verordeningen niet meer verbindend waren. Deze moeten uitdrukkelijk worden ingetrokken.

• Dossier 2558 voorblad.pdf 20 KB
• Intrekken verordeningen - 2012441-v1 120 KB

Sinds 1995 functioneert bij het waterschap een externe, onafhankelijke, bezwaarschriftencommissie. De commissie adviseert over de behandeling en afdoening van bezwaarschriften die worden ingediend bij uw bestuur, het college en de dijkgraaf. De commissie is ingesteld op grond van artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht. De werkwijze en bevoegdheden zijn opgenomen in de ‘Verordening commissie bezwaarschriften Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden’, die bij AB- besluit van 15 mei 2024 (DM 1980491) is vastgesteld.

• Dossier 2566 voorblad.pdf 22 KB
• Ontslag en (her)benoeming voorzitter en leden bezwaarschriftencommissie -2008570 141 KB

Het algemeen bestuur wordt voorgesteld de huidige twee commissies van advies te wijzigen in drie commissies. Voor de indeling en naamgeving is gekeken naar de resultaten van de enquête onder AB-leden, naar de naamgeving bij andere waterschappen en naar de thema's die belangrijk zijn voor HDSR.

Aangepast nav de commissiebespreking 26 november 2024:
- formulering over het aanwijzen van duo-commissieleden, zodat helder is dat een fractie dat bij alle drie de commissies kan doen
- de uitwijkmogelijkheid naar de vrijdagmiddag vervangen door uitwijken naar de avond van de eerstvolgende werkdag na het weekend
- verwijzing naar andere commissies verwijderd: dit reglement geldt alleen voor de genoemde drie vaste commissies.

Het algemeen bestuur wordt voorgesteld te besluiten tot:
1. Het aanpassen van de bestaande commissie indeling en -naamgeving van twee naar drie commissies. De nieuwe namen van de commissies zijn:
- commissies Financiën en Algemene Zaken
- commissie Schoon Water
- commissie Waterveiligheid en Waterkwantiteit
2. Het reglement van orde van de vergadering van het algemeen bestuur van Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden te wijzigen overeenkomstig het bij dit voorstel behorende wijzigingsbesluit (DM2009449).
3. Het reglement voor de vaste commissies van advies van Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden te wijzigen overeenkomstig het bij dit voorstel behorende wijzigingsbesluit (DM2009501).
4. De fractievoorzitters te verzoeken de evaluatie van de nieuwe commissie indeling en -naamgeving in het algemeen bestuur voor te bereiden in Q2-2026.

Op dit moment lijkt er geen directe aanleiding te zijn voor het aanstellen van een externe vertrouwenspersoon. Toch is de wens vanuit het algemeen bestuur om een aanspreekpunt te regelen voor het geval dit wel nodig zal zijn. AB-leden kunnen bij een vertrouwenspersoon terecht met zorgen, vragen of een melding over ongewenst gedrag. Voorbeelden van ongewenst gedrag zijn intimidatie, pesten, discriminatie of agressie. De dijkgraaf en secretaris directeur fungeren als interne vertrouwenspersonen voor het algemeen bestuur en blijven deze rol onveranderd vervullen. Door aanstelling van een externe vertrouwenspersoon kan iemand uit het AB zelf kiezen voor een vertrouwenspersoon die op de hoogte is van de dynamiek in het bestuur en de organisatie of juist iemand die los staat van de organisatie.

Aangepast naar aanleiding van de commissiebespreking 26 november 2024:

• In het initiatiefvoorstel vertrouwenspersoon:
  • “De vertrouwenspersoon declareert de werkzaamheden per gewerkt uur.” Toegevoegd bij het tweede besluitpunt.
  • Sam Kapper weggehaald bij de ondertekening.
• In de notitie vertrouwenspersoon:
  • “Bij de eerste samenstelling zullen de 2 AB-leden leden van de werkgroep ‘Samenwerken en Vernieuwen’ zijn.” Weggehaald.
  • Aanstelling voor onbepaalde tijd gewijzigd in voor een termijn van maximaal 4 jaar.
  • Het maximum te declareren bedrag gewijzigd van per bestuursperiode naar per termijn.
  • “De vertrouwenspersoon declareert de werkzaamheden per gewerkt uur.” Toegevoegd bij de financiën.
• In het profiel vertrouwenspersoon:
  • “De vertrouwenspersoon declareert de werkzaamheden per gewerkt uur.” Toegevoegd bij de kostenindicatie.

Het algemeen bestuur wordt voorgesteld:
• Het college de opdracht te geven een externe vertrouwenspersoon aan te stellen volgens het proces dat staat uitgewerkt in de notitie vertrouwenspersoon, met de eisen genoemd in de profielschets.
• Daarvoor 15.000 euro per jaar vrij te maken (met een maximum van 50.000 euro per bestuursperiode) en dat te dekken uit de kostenplaats van het bestuur. In het budget van het bestuur voor 2025 is geen rekening gehouden met dit bedrag. Voor 2025 kan de dekking gevonden worden in het budget voor onvoorziene uitgaven dat is opgenomen in de begroting bij de afdeling Directie. Voor de begroting 2026 kan structurele dekking in het budget van het bestuur worden opgenomen. De vertrouwenspersoon declareert de werkzaamheden per gewerkt uur.

Met de gemeente Utrecht is een samenwerking overeengekomen om de gestelde doelen voor het ‘overig water’ in de stad Utrecht te halen. Met deze intensievere samenwerking is een uitvoeringsprogramma opgezet, gebaseerd op een meerjarige en gelijkwaardige samenwerking tussen de gemeente en het waterschap. Hiermee willen we onze krachten bundelen, de uitvoering van maatregelen versnellen en de gestelde doelen binnen bereik brengen.

Het algemeen bestuur wordt voorgesteld:
1. Akkoord te gaan met het Uitvoeringsplan Gezond water in de stad Utrecht.
2. Voor de uitvoering van het gehele programma een krediet van € 5,325 miljoen en € 1,675 miljoen uit de exploitatiebegroting in 2025 t/m 2028 beschikbaar te stellen.
3. Fysieke maatregelen in het tertiaire systeem te activeren als investering, als categorie “bijdragen in activa van derden” met een afschrijvingstermijn van 10 jaar.
4. De jaarlijkse beheer en onderhoudskosten vanaf 2028 te verhogen met € 29.000, als gevolg van de toekomstige areaaluitbreiding.